Manajemen dan tata kelola data adalah komponen penting dari operasi organisasi dengan memastikan keakuratan, keandalan, keamanan, dan aksesibilitas informasi yang diperlukan. Namun, peningkatan jumlah data besar-besaran membuat pengelolaan data menjadi makin menantang.
Tujuan utama tata kelola data adalah untuk menghilangkan silo data di organisasi, berbagi data dengan aman, dan memastikan interoperabilitas. Hal ini dicapai lewat kolaborasi untuk menyelaraskan data di berbagai sistem.
Organisasi makin mengandalkan data sebagai sumber data dan analisis mereka. Untuk mendapat hasil akurat, tata kelola dan manajemen data perlu memastikan data yang digunakan sebagai bahan analisis sudah bersih. Selain itu, perlu ada kerangka kerja untuk keamanan dan perlindungan agar sistem data memiliki konsistensi, keandalan, dan digunakan secara etis.
Di era digital, data telah muncul sebagai sumber daya strategis nasional yang vital dan memainkan peran yang semakin penting dalam pemerintahan. Namun, tantangan keamanan data terus bermunculan setiap harinya, dengan serangan siber dan pembobolan data yang menjadi ancaman signifikan bagi negara dan bisnis di seluruh dunia. Sebagai konsekuensi, baik sektor publik maupun swasta bekerja terus menerus mencari cara efektif untuk mengatasi masalah keamanan yang semakin mendesak.
Untuk memanfaatkan aset data mereka secara sepenuhnya, organisasi harus memprioritaskan pengoptimalan proses tata kelola dan manajemen data mereka. Ini termasuk menentukan kebijakan dan standar tata kelola data, menetapkan metrik kualitas data, menerapkan alat tata kelola data, mempromosikan budaya berbasis data, serta memantau dan mengukur kinerja tata kelola data. Dengan mengambil langkah-langkah ini, mereka memastikan bahwa data mereka akurat, andal, aman, dan tersedia kapan pun diperlukan.
OpenGov Breakfast Insight pada 14 Maret 2023 di Shangri-La the Fort Manila menyampaikan kebijakan, peraturan, dan kerangka kerja tata kelola informasi dan data yang paling efektif untuk mendorong kualitas, akurasi, dan ketersediaan wawasan untuk organisasi sektor publik Filipina.
Sambutan
Mohit Sagar, CEO dan Pimpinan Redaksi OpenGov Asia, menyebut saat ini berbagai organisasi melakukan pengumpulan data, sebab data disebut-sebut sebagai sumber tambang minyak baru. Tapi, semua data yang dikumpulkan tidak akan memberi manfaat jika hanya ditumpuk. Data hanya akan menyumbang pengetahuan dan strategi yang bermanfaat jika dimanfaatkan secara tepat.
“Data hanya akan menjadi sumber minyak baru jika dikonsumsi. Jika hanya disimpan, data hanya menjadi sampah,” tegasnya.
Bahkan, data bisa menjadi sumber bencana jika disimpan tanpa pengamanan yang tepat. Sebab, data-data itu rentan menjadi incaran peretas. Reputasi organisasi pun dipertaruhkan jika data yang seharusnya mereka simpan dengan baik malah tersebar ke publik atau dijual di pasar dark web.
Namun, keunikan data adalah potensinya yang bisa memberikan manfaat berkali-kali. Tidak seperti sumber minyak yang begitu dipakai akan habis, pengguna bisa mendapat manfaat dan insight yang berbeda berdasarkan cara pengolahannya.
Masalah lain dari pengelolaan data adalah soal kebijakan berbagi data. Banyak pemerintahan di Asia Tenggara yang sangat ketat soal kebijakan ini. Indonesia, misalnya. Mereka meminta semua perusahaan besar untuk menaruh data di dalam negeri guna menjaga ketat soal privasi data warga. Pemerintah Singapura juga sangat menyucikan data yang mereka miliki sehingga sangat hati-hati dalam membagikan data tersebut.
Namun, semua berubah ketika pandemi COVID-19 terjadi. Pemerintah Singapura terpaksa membuka akses pada data mereka untuk memfasilitasi para pekerja yang harus bekerja dari rumah bahkan luar negeri. Sementara, Indonesia belakangan menyatakan bahwa saat ini bukan waktu yang tepat untuk menjalankan strategi itu. Indonesia hanya memberlakukan kewajiban menyimpan data di dalam negeri hanya untuk data dengan kriteria tertentu, seperti tertuang pada Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).
Mohit mengingatkan agar pengguna membayar harga yang harus dibayar untuk mendapat manfaat dari data yang dikumpulkan. “Olah dan jadikan manfaat,” ajak Mohit. “Atau Anda tak akan mendapat apapun dari data itu.”
Pembuka
Aileen Judan Jiao, Presiden dan General Manager IBM Filipina, mengungkap IBM telah membantu transformasi digital pemerintah selama 87 tahun berkiprah di Filipina. Mereka menyediakan solusi teknologi dan layanan teknologi yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional pemerintah.
Pemerintah Filipina telah melakukan sejumlah kerja sama dengan IBM. Di antaranya adalah menghadirkan Sistem Administrasi Perpajakan, Sistem Tanggap Bencana, Sistem ID Nasional, Sistem Paspor Elektronik. Lewat kerja sama ini, IBM membantu modernisasi dan perampingan struktur operasi pemerintah, meningkatkan layanan masyarakat, dan membantu mencapai tujuan pembangunan nasional.
“IBM Filipina juga telah bekerja sama dengan berbagai lembaga pemerintah untuk memberikan solusi dan layanan teknis di industri seperti kesehatan, pendidikan, dan transportasi,” jelas Aileen.
Ia menambahkan bahwa kemitraan pemerintah-swasta memiliki potensi untuk meningkatkan pengiriman barang dan jasa publik, seperti yang ditunjukkan oleh kerja sama IBM dengan pemerintah Filipina.
Terkait dengan pengelolaan data, IBM siap membantu pemerintah dan swasta bagi yang ingin meluruskan sejumlah miskonsepsi dan memberikan solusi terkait dengan pengelolaan data, baik terkait keamanan dan privasi data. “Kami tetap berkomitmen dan mampu membantu sektor publik, khususnya pemerintah, dalam upaya transformasi digital,” tutur Aileen.
Insight teknologi
Dunia telah berubah, sebab kini semua orang bisa dan memiliki akses ke data. Hal pun berimbas pada transformasi digital di berbagai lini kehidupan. Kieran Hagan, Manajer Utama Penjualan Teknis Data, AI, dan Automasi IBM, menekankan dua catatan penting ketika mengelola data, yaitu integrasi data serta pengaturan pengiriman data. Ia lantas membeberkan sejumlah studi kasus bagaimana kedua hal itu bisa membawa manfaat berbagai organisasi pemerintahan di berbagai negara.
Pertama, terkait dengan integrasi data. Pemerintah Sonoma County di Amerika Serikat telah merasakan dampak bagaimana integrasi data membantu mereka mengurangi jumlah warga yang terlantar imbas kebakaran hebat di kawasan itu. Sebelum penerapan integrasi data, tiap departemen di wilayah itu berdiri sendiri dan menggelontorkan solusi masing-masing untuk mengatasi suatu masalah, hingga kebakaran besar pada Oktober 2017 memberikan tekanan hebat bagi pemerintah kota.
Kebakaran itu melalap habis 36 ribu are lahan dan menghanguskan seribu rumah. Banyak dari warga yang terlantar dan ditempatkan di tenda-tenda darurat. Namun, setelah dua pekan, tenda-tenda tersebut harus dibongkar dan sebagian orang tak memiliki tempat tinggal.
IBM lalu membantu pemerintah dengan merancang strategi design thinking untuk mengintegrasikan 16 badan pemerintah lokal ke dalam satu situs yang kemudian dinamai Akses Aksi Kepedulian untuk Kemandirian (Accessing Coordinated Care to Enable Self Sufficiency/ ACCESS). “Situs ini melayani 91 ribu klien dan mengurangi jumlah warga terlantar sebanyak sembilan persen,” terang Kieran.
Pemanfaatan lain adalah lewat pengiriman data yang efektif. Dalam konteks ini, DataOps memiliki peran penting. DataOps adalah proses pengaturan dan perancangan alur data yang disimpan dalam volume yang besar. Fungsi ini penting untuk memudahkan data scientist and analis mengekstrak data menjadi insight.
Sebagai contoh, seperti yang dilakukan oleh pemerintah provinsi Odisha, India. Proses manual membuat mereka kesulitan untuk mengirimkan paket bantuan sosial. Selain itu, cara itu juga membuat mereka kesulitan mendapat pemahaman soal warga mereka. Sehingga, IBM mencetuskan solusi untuk membuat program manajemen data massal.
Pemerintah Odisha lantas mengumpulkan data dari 45 juta aset dokumen yang dicocokkan dan dibersihkan dari data yang repetitif secara real time. Cara ini mengurangi 65% pekerjaan manual yang berkaitan dengan penyelidikan klaim bantuan sosial dan menemukan 500 ribu klaim yang eror. Berkat hal ini, pemerintah bisa memetakan ulang pemberian bantuan sosial yang lebih tepat saran. Sebagian dana yang tidak tepat sasaran juga bisa digunakan untuk menunjang program sosial lain.
“DataOps yang berkualitas tidak selalu berkaitan dengan pengeluaran biaya, namun bisa menjadi penggerak manfaat untuk mencapai target yang tepat sasaran.”
Untuk lingkungan dengan peraturan yang ketat, IBM punya studi kasus dengan ING Bank. Bank itu memiliki informasi yang terpisah (silo) dengan 14 ribu cabang yang tersebar di berbagai negara. Untuk menyatukan seluruh data itu, mereka membuat inisiatif open data platform bersama IBM yang kemudian disebut sebagai Proyek Egeria.
“Platform ini terbuka, dalam jaringan, tetapi disekelilingnya terdapat layanan mandiri dan semantic access layer. Platform ini menjadi penggerak teknologi yang bagus meskipun mereka terikat dengan berbagai peraturan dan hukum. Sebab, mereka tetap bisa menjaga keamanan dan pengaturan yang diharuskan oleh aturan tersebut.”
Ketika menggunakan kecerdasan buatan (artificial intelligence/ AI) untuk mengelola data, Kieran menyarankan agar pengguna memastikan bahwa hasil yang disarankan memang dapat dipercaya. Salah satu rekanan IBM bekerja untuk agensi di Eropa, mereka membuat model yang bisa menganalisis media sosial secara real-time.
Eropa memiliki peraturan privasi data GDPR (General Data Protection Regulation) yang ketat. Namun, kerja sama keduanya menunjukkan bahwa pengolahan data dari berbagai sumber di media sosial dengan AI tetap bisa dilakukan dan tetap selaras dengan aturan GDPR tanpa melanggar privasi warga.
In Conversation With: Perbaikan Pengelolaan Data
Sistem data pemerintah kerap menjadi terlalu rumit. Padahal, pengambilan keputusan berbasis data membutuhkan integrasi data dari berbagai sektor agar bisa melihat permasalahan secara menyeluruh. Untuk mewujudkan integrasi sistem data yang perlu melibatkan berbagai pihak, Danilo N. Javier, Kepala Informasi dan Manajemen Data, Departemen Energi Filipina, mengungkap sejumlah langkah yang mereka ambil untuk melibatkan semua pihak dalam ekosistem data mereka.
“Kami memiliki kebijakan berbagi data dan infrastruktur open source,” tuturnya.
Sementara Hector Melencio, Asisten Wakil Presiden dan Kepala Teknologi Informasi PAGCOR menuturkan perlunya mengembangkan komunikasi terbuka dalam ekosistem data. Dengan komunikasi terbuka, tiap karyawan bisa terlibat dalam proses pengolahan data. Mereka pun terbuka terhadap masukan dari karyawan ataupun pengguna layanan. Sebab, masukan itulah yang berguna untuk memperbaiki kenyamanan penggunaan data.
Berbicara soal keamanan data, Hector juga menaruh perhatian pada penggunaan email pribadi dari pihak penyedia atau pihak ketiga. Ia merasa perlu dilakukan lebih banyak sosialisasi agar pegawai memakai email resmi pemerintah untuk mencegah kebocoran data.
“Kami memastikan kepada mereka bahwa penggunaan email pribadi adalah pelanggaran keamanan dan bisa dikenakan sanksi,” tegas Hector.
Untuk meningkatkan kepercayaan pada pengelolaan data di Departemen Energi, Danilo berpendapat mereka memiliki aturan yang memastikan data dibagikan secara transparan, aman, dan menghargai privasi. Untuk meningkatkan keamanan data, mereka memastikan infrastruktur data yang aman dan mengimplementasikan arsitektur ‘zero trust’, melakukan enkripsi, dan memantau akses pengguna.
Hector menambahkan audit keamanan secara berkala menjadi prasyarat berikutnya seraya mengingatkan agar terus mencari umpan balik dari pihak-pihak yang menggunakan layanan itu. Mereka juga menggabungkan sistem lawas mereka dengan sistem baru. Sistem lawas yang tidak terhubung dengan internet tentu lebih aman. Namun, sistem baru diperlukan untuk menunjang sistem lawas mereka agar lebih lincah dan terpercaya.
Penutup
Sebagai penutup, Aileen menyimpulkan ada dua masalah besar dalam pengelolaan data; apa yang harus saya lakukan dengan data yang dimiliki dan keahlian pengelolaan data. Sering kali organisasi memiliki banyak data yang bagus, tapi Anda tak yakin apa yang harus dilakukan untuk menambang insight terbaik dari data itu. Namun, saat ini kita makin paham bagaimana memanfaatkan data itu dengan baik.
Untuk masalah keahlian, perusahaannya berkomitmen untuk memberikan dukungan kepada organisasi yang membutuhkan. “Kami bisa memberikan pemahaman lebih mendalam, melakukan pelatihan dan memberikan solusi,” tandasnya.
Mohit setuju bahwa banyak organisasi memang lebih mudah menjadi juara penimbun data dan mereka berhenti di situ saja. Mereka tidak berbagi dan menghubungkan dengan data lain untuk mendapat informasi tambahan atau insight dari data tersebut.
Kieran menambahkan untuk mendapatkan insight dari data, banyaknya data yang dikumpulkan tidak menjamin data tersebut menjadi berguna. Ia mencontohkan sejumlah kesuksesan aplikasi pembelajar bahasa seperti ChatGPT, lantaran mereka bisa memproses data yang dimiliki untuk menyajikan konten yang sesuai dengan konteks.
