|
Getting your Trinity Audio player ready...
|
Sejak terjadi pandemi yang cukup panjang di tahun 2020 lalu, masyarakat berpikir ulang terkait pentingnya sebuah komunikasi yang lancar. Khususnya dalam bisnis, komunikasi dianggap sebagai investasi strategis yang krusial dalam mencapai keunggulan kompetitif.
Dalam menjaga keunggulan tersebut, organisasi swasta dan lembaga pemerintah harus memastikan investasi mereka bersifat berkepanjangan. Mereka harus memilih platform yang dapat mengembangkan layanan publik, meningkatkan keterlibatan warga, dan mengadopsi transformasi digital dalam memilih solusi berupa Unified Communications as a Service (UCaaS).
UCaaS adalah sebuah konsep di mana berbagai layanan komunikasi seperti telepon, pesan instan, konferensi video, dan kolaborasi digabungkan dalam satu platform yang terpadu dan diakses melalui cloud. Dengan menggunakan UCaaS, perusahaan atau organisasi dapat mengoptimalkan efisiensi komunikasi mereka dengan menggabungkan berbagai alat komunikasi menjadi satu entitas yang terpadu. Hal ini memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif dan memudahkan akses dan pengelolaan komunikasi di seluruh organisasi, terlepas dari lokasi dan perangkat yang digunakan.
Seiring dengan permintaan pelanggan yang semakin meningkat, kini tersedia beragam layanan komunikasi cloud. Mulai dari telepon IP yang penting hingga paket aplikasi UCaaS yang komprehensif, solusi ini berbeda dalam fungsionalitas, harga, keandalan, dan pengalaman pengguna.
Untuk memastikan investasi komunikasi cloud mereka berkepanjangan dan secara lebih efektif bertransformasi menjadi tempat kerja yang sangat kolaboratif, organisasi dan lembaga pemerintah yang visioner harus memastikanUCaaS menyederhanakan alur kerja dan membuat komunikasi menjadi lancar, sambil tetap fleksibel. Beralih ke platform UCaaS dapat membantu organisasi memodernisasi komunikasi dan meningkatkan kinerja serta pengalaman pengguna.
Pada tanggal 20 Juli 2023, OpenGov Breakfast Insight yang diadakan di Voco Orchard Singapore berfokus pada diskusi terkait pentingnya menciptakan komunikasi yang lancar dan mulus dalam suatu organisasi guna meningkatkan kinerja dan sistem yang baik.
Salam Pembuka
Mohit Sagar, CEO dan Kepala Redaktur OpenGov Asia, menyetujui bahwa komunikasi berbasis cloud memainkan peran penting dalam era digital dengan menyederhanakan komunikasi dan kolaborasi bagi perusahaan yang sangat bergantung pada teknologi. Solusi berbasis cloud memungkinkan komunikasi yang lancar dan efisien antara anggota tim, memfasilitasi kolaborasi yang efektif tanpa memperhatikan batasan geografis.
Solusi komunikasi modern menawarkan beragam fitur dan antarmuka yang mudah digunakan, sehingga mudah diakses dan diterima secara luas. Kesederhanaan dan proses implementasi yang efisien mendorong lebih banyak organisasi untuk mengadopsi solusi ini. Dengan menyediakan pengalaman pengguna yang ramah dan menyederhanakan proses komunikasi yang kompleks, komunikasi berbasis cloud mendorong adopsi dan penggunaan yang lebih besar di kalangan bisnis.
“Inovatifnya, solusi Unified Communications as a Service (UCaaS) menempatkan kolaborasi sebagai prioritas dengan menggabungkan berbagai alat dalam satu platform untuk meningkatkan produktivitas,” jelasnya.
Mohit menekankan pentingnya pengalaman pengguna (User Experience/UX) yang intuitif dalam mendorong perusahaan untuk mengadopsi solusi cloud messaging. Dengan mengutamakan desain UX yang ramah pengguna dan mudah dipahami, perusahaan dapat memfasilitasi proses pengenalan yang lancar dan meningkatkan adopsi pengguna terhadap produk mereka. Hal ini pada gilirannya akan meningkatkan produktivitas, kerja tim yang lebih efisien, umpan balik positif dari pengguna, dan pemberdayaan pengguna.
Dengan berfokus pada UX yang intuitif, organisasi dapat mengoptimalkan potensi penuh dari cloud messaging dan memanfaatkan kelebihan dari peningkatan kolaborasi dan kepuasan pengguna.
“Desain UX yang intuitif memudahkan proses pengenalan dan penggunaan, sehingga lebih mungkin bagi karyawan dan pemangku kepentingan untuk menggunakannya,” katanya. “Desain ini membuat orang mudah untuk mulai menggunakan alat komunikasi cloud karena memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan alur kerja yang efisien.”
Mereka juga meningkatkan produktivitas dengan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan tidak rumit. Dengan fitur-fitur seperti antarmuka drag and drop, menu sensitif konteks, dan tata letak yang dapat disesuaikan, pengguna dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan fokus pada tugas mereka tanpa harus berhadapan dengan teknologi yang rumit.
Antarmuka pengguna dan alat yang ramah pengguna untuk kontak dan kolaborasi juga memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan lancar. Pesan secara real-time, berbagi dokumen yang disederhanakan, dan indikator kehadiran meningkatkan kerja tim dengan memfasilitasi komunikasi yang mudah, berbagi informasi, dan kolaborasi yang efisien di antara anggota tim. Fitur-fitur ini memberdayakan tim untuk bekerja bersama dengan lancar, memungkinkan mereka terhubung, berbagi informasi, dan berkolaborasi dengan efisien, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan menciptakan lingkungan kerja yang solid.
Selain itu, pengalaman pengguna (UX) yang positif menghasilkan umpan balik yang menguntungkan, yang mengarah pada peningkatan kepuasan pengguna. Pengguna yang puas lebih cenderung mempromosikan adopsi solusi komunikasi cloud di perusahaan mereka, yang menghasilkan peningkatan popularitas dan tingkat penggunaan yang lebih tinggi untuk alat-alat ini.
Mohit juga menekankan bahwa UX yang sederhana dan intuitif memberdayakan pengguna dengan memberi mereka kemampuan untuk menyesuaikan pengalaman komunikasi dan kolaborasi mereka. Platform-platform ini memungkinkan terciptanya dan pengimplementasian fitur-fitur baru secara fleksibel, yang membantu bisnis merespons perubahan pasar dengan cepat.
Dengan berbagai opsi personalisasi, fitur yang disesuaikan, dan pengaturan yang ramah pengguna, alat-alat cloud messaging dapat dengan mudah disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik dan gaya kerja masing-masing individu. Di era digital ini, organisasi membutuhkan alat-alat cloud-native untuk dapat menghasilkan ide-ide baru dengan cepat.
Platform-platform cloud-native memberikan kecepatan dan kebebasan yang diperlukan untuk mengembangkan solusi berdasarkan permintaan. Integrasi dan interoperabilitas dengan aplikasi dan layanan berbasis cloud lainnya memudahkan kerja sama dan beralih ke solusi cloud-native dengan lancar.
“Platform-platform ini juga memudahkan pembuatan antarmuka dan alur kerja yang mudah digunakan, yang meningkatkan seluruh pengalaman pengguna,” Mohit menegaskan.
Solusi video-first memainkan peran penting dalam memfasilitasi komunikasi yang lebih baik dengan menyediakan konferensi video berkualitas tinggi, komunikasi visual dan multimodal campuran, serta dukungan untuk proyek transformasi. Solusi-solusi ini dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan preferensi berbagai kelompok pekerja, sehingga memudahkan individu untuk berkolaborasi secara efektif dan menyelesaikan proyek-proyek.
Dalam cloud messaging, kemampuan untuk menambahkan solusi ke dalam arsitektur adalah bagian kunci dari pemenuhan kebutuhan masa depan. Hal ini membantu penyedia layanan menjadi lebih inovatif dan kompetitif. Ini juga memberikan kebebasan bagi pengembang pihak ketiga untuk membuat solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan tertentu.
Solusi komunikasi cloud perlu memenuhi persyaratan saat ini maupun kebutuhan masa depan untuk dapat diimplementasikan dan digunakan dengan sukses. Kemampuan perluasan arsitektur memungkinkan organisasi untuk berkembang tanpa menghabiskan terlalu banyak biaya, memastikan bahwa mereka dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan komunikasi dan memiliki sistem yang dapat berkembang dan berubah seiring dengan perkembangan teknologi.
“Solusi video-first meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas dengan mengatasi kebutuhan saat ini dan beradaptasi dengan persyaratan yang berubah,” kata Mohit. “Mereka merangkul teknologi baru dan mampu menyesuaikan dengan lingkungan bisnis yang berkembang, memupuk pendekatan yang fleksibel dan dapat bertahan di masa depan.”
Untuk memastikan transisi yang lancar ke komunikasi cloud, sangat penting untuk memenuhi persyaratan saat ini dengan memilih solusi yang dapat terintegrasi dengan lancar dengan teknologi yang ada, berinteraksi secara efektif dengan sistem lain, mematuhi protokol keamanan, dan menawarkan antarmuka yang ramah pengguna, yang dengan demikian dapat meminimalkan gangguan dan memfasilitasi implementasi yang sukses.
Seiring berjalannya waktu, kebutuhan yang berubah menjadi hal penting bagi opsi komunikasi cloud untuk dapat beradaptasi dan responsif. Mengingat lanskap teknologi dan kebutuhan bisnis yang selalu berubah, solusi-solusi ini harus menunjukkan kegesitan dan kemampuan untuk dengan cepat beradaptasi dengan tren-tren baru.
“Dengan menggabungkan fitur-fitur, teknologi, dan standar baru, solusi komunikasi cloud dapat dengan efektif memenuhi kebutuhan masa depan dan tetap berada di depan tren-tren baru,” Mohit menyimpulkan.
Welcome Address
Pada tahun 2023, kerja jarak jauh (remote working) menjadi tren yang semakin populer di perusahaan dan organisasi. Beberapa perusahaan menerapkan model fully-remote, sementara yang lain mengadopsi model hybrid (bekerja dari rumah dan kantor).
Nathan Guy, Kepala UCaaS, Asia Pasifik, di Zoom, yakin bahwa di masa depan akan ada banyak perusahaan dan organisasi yang memilih untuk menerapkan sistem kerja jarak jauh. Selain menguntungkan dari segi biaya perusahaan, bekerja dengan sistem ini juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Nathan mengatakan bahwa sistem kerja ini akan memberikan dampak positif yang signifikan.
Laporan menyebutkan bahwa 87% pemimpin perusahaan telah mulai mementingkan digitalisasi. Hal ini menunjukkan bahwa banyak perusahaan telah menyadari dampak positif dari penerapan kerja jarak jauh.
Namun, Nathan menekankan bahwa ada beberapa tantangan yang perlu dihadapi dalam mengimplementasikan sistem baru seperti hybrid atau kerja jarak jauh. Tantangan pertama adalah kurangnya tingkat kolaborasi dan produktivitas karyawan. Tantangan kedua adalah kurangnya konektivitas antar tim yang bekerja, dan tantangan terakhir adalah perubahan ekspektasi konsumen yang signifikan.
Lebih lanjut, dalam hal manajemen berkas dan jadwal, karyawan menghadapi banyak tantangan yang dapat membuat mereka merasa kewalahan. Ketika proses digitalisasi belum sepenuhnya diterapkan, koordinasi antarkaryawan menjadi lebih rumit dan sulit. Pergantian dari metode tradisional ke platform digital dapat menimbulkan kebingungan dan kekhawatiran terkait aksesibilitas dan keamanan data.
Namun demikian, Nathan tetap optimis bahwa sistem kerja jarak jauh dapat diterapkan secara efektif dan lancar. Ia menyatakan bahwa untuk menerapkan sistem ini, perlu adanya peningkatan di bidang teknologi itu sendiri.
Nathan menjelaskan bahwa kebutuhan tempat kerja jarak jauh di masa depan harus memperhatikan beberapa hal, seperti infrastruktur teknologi, fleksibilitas, komunikasi dan kolaborasi, kesehatan emosional, serta pelatihan dan pengembangan bagi karyawan.
Implementasi sistem kerja jarak jauh bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan secara sembarangan. Perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah harus memperhatikan aspek-aspek tersebut untuk menciptakan sistem kerja yang kolaboratif. Jika sistem kerja ini berhasil dilakukan dan menghasilkan nilai yang efektif dan efisien, maka karyawan akan merasa puas, yang akan memengaruhi peningkatan produktivitas perusahaan.
Untuk menerapkan sistem kerja kolaboratif yang terpadu, diperlukan sistem komunikasi terintegrasi. Nathan menyoroti pentingnya voice dalam lingkungan kerja di masa depan. Voice memiliki peran penting dalam komunikasi verbal, interaksi dengan teknologi asisten suara, dan penerapan teknologi pengenalan suara. Penggunaan voice dengan efektif dapat meningkatkan kolaborasi, mempercepat proses kerja, dan menciptakan pengalaman kerja yang efisien dan produktif.
Data menunjukkan bahwa implementasi voice di tempat kerja dapat meningkatkan produktivitas karyawan hingga 100% di Singapura, 42% di Korea Selatan, dan 40% di Thailand. Ini menunjukkan bahwa voice memiliki pengaruh yang signifikan dalam meningkatkan kolaborasi antartim dalam sebuah organisasi.
Nathan juga menyebutkan bahwa voice dianggap sebagai dasar dari transformasi digital dan berfungsi sebagai penghubung antara dunia online dan offline. Ia menjelaskan bahwa dalam dunia yang semakin terhubung seperti sekarang, keterlibatan voice harus menjadi langkah inti yang diterapkan oleh organisasi daripada menjadi sesuatu yang bersifat periferal atau perangkat keras. Hal ini dikarenakan IP Voice dapat menghemat biaya pengeluaran dengan menciptakan komunikasi yang terjangkau di berbagai ruang.
Menurut Nathan, infrastruktur konvensional untuk kolaborasi dapat digantikan oleh voice untuk memenuhi kebutuhan sistem kerja hybrid dan jarak jauh. Integrasi fitur-fitur kolaborasi seperti pesan, pertemuan, konferensi, diskusi, dan transparansi menjadi sangat penting sebagai tujuan digitalisasi perusahaan.
Platform kolaborasi dibangun dengan teknologi yang menyediakan solusi komunikasi dan kolaborasi yang disesuaikan untuk berbagai industri dan departemen. Zoom, sebagai contohnya, telah melakukan investasi besar dalam kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan pengalaman kolaborasi tim. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pelayanan, tidak hanya bagi karyawan, tetapi juga bagi konsumen. Dalam konteks ini, Zoom telah berhasil beradaptasi dengan sukses di era kerja yang baru.
Nathan menambahkan bahwa perusahaan dapat mengalami penurunan signifikan dalam jumlah konsumen jika pelayanan terhadap karyawan tidak diperhatikan secara serius. Ketika pelayanan karyawan ditempatkan sebagai prioritas strategis dalam investasi bisnis, hal ini akan berdampak positif dalam jangka panjang untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas. Ketika karyawan merasa dihargai, didukung, dan diakui, mereka cenderung memberikan pelayanan yang lebih baik dan berkontribusi secara positif.
Dari situ muncul pertanyaan: bagaimanakah cara meningkatkan pelayanan terhadap karyawan itu sendiri?
Jayraj Nair, Kepala Pengalaman Konsumen – ASEAN di Zoom, menjelaskan dalam sesi yang sama bahwa ada beberapa langkah yang harus diperhatikan untuk meningkatkan pelayanan terhadap karyawan dalam sistem kerja jarak jauh. Menurutnya, ada beberapa faktor kunci yang perlu diperhatikan oleh perusahaan, termasuk teknologi yang handal dan responsif. Perusahaan harus memastikan bahwa karyawan memiliki akses yang lancar dan mudah ke platform kolaborasi yang diperlukan. Dalam lingkungan kerja jarak jauh, infrastruktur teknologi yang stabil dan responsif sangat penting untuk memastikan komunikasi yang efektif dan kerjasama yang lancar antartim.
Faktor kunci lainnya adalah komunikasi yang transparan. Penting untuk memastikan adanya saluran komunikasi yang efektif dan terbuka antara karyawan dan manajemen. Ini melibatkan penyampaian ekspektasi, tujuan, dan perubahan dengan jelas kepada karyawan secara teratur. Selain itu, memfasilitasi forum diskusi dan umpan balik dapat membantu mengatasi masalah atau hambatan yang mungkin timbul dalam sistem kerja jarak jauh.
Dalam platform Zoom, yang menjadi platform kolaborasi paling dominan dalam sistem kerja hybrid, Jayraj menyoroti banyaknya fitur Zoom yang dapat digunakan untuk mendukung kolaborasi karyawan dan meningkatkan produktivitas kerja.
Salah satu fitur utama Zoom adalah konferensi video yang memungkinkan pertemuan virtual antara karyawan yang berada di lokasi yang berbeda secara real-time. Fitur ini memfasilitasi diskusi langsung, berbagi layar, dan kolaborasi visual dalam sesi pertemuan yang signifikan meningkatkan efektivitas komunikasi dan kerja sama tim.
Zoom juga memiliki fitur kolaborasi berbasis cloud yang memungkinkan karyawan untuk berbagi dan mengedit dokumen secara real-time. Dengan fitur ini, karyawan dapat bekerja bersama dalam proyek atau tugas yang sama secara online, melakukan revisi langsung, dan memberikan umpan balik satu sama lain. Hal ini memfasilitasi kerja tim yang efisien dan mengurangi hambatan dalam berbagi dan mengelola berkas.
Secara keseluruhan, fitur-fitur yang tersedia dalam Zoom dapat menjadi alat yang sangat berguna dalam mendukung kolaborasi karyawan dalam sistem kerja hybrid. Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini secara optimal, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas kerja, memfasilitasi kolaborasi tim yang lebih efektif, dan mencapai hasil yang lebih baik dalam lingkungan kerja yang terhubung secara virtual.
Salam Penutup
Dengan mengucapkan rasa terima kasih atas kehadiran para partisipan dan inisiasi mereka, Nathan juga memuji mereka atas kontribusi berpengetahuan yang memberikan kedalaman pada diskusi.
Nathan menggaris bawahi pentingnya setiap level dalam mengembangkan kerangka pengalaman pelanggan, yang mana melibatkan integrasi berbagai metode seperti obrolan web, video, telepon, dan saluran lain yang relevan untuk meningkatkan pengalaman pengguna (UX) dan pengalaman pelanggan (CX).
Dengan mengintegrasikan pengalaman-pengalaman ini secara mulus, bisnis dapat memastikan interaksi pelanggan yang efisien, produktif, dan menyenangkan bagi semua pihak yang terlibat, yang dengan demikian dapat melayani baik pelanggan internal maupun eksternal dengan efektif.
Nathan menyimpulkan bahwa Zoom telah bertransformasi dari aplikasi dasar menjadi platform yang tangguh, menyediakan serangkaian lengkap alat seperti Zoom Phone, layanan telepon, obrolan tim, dan ruang pertemuan. Fitur-fitur ini digabungkan untuk memberikan perusahaan pengalaman komunikasi dan kolaborasi yang komprehensif, memfasilitasi konektivitas yang mulus, komunikasi tim yang efisien, dan pertemuan yang produktif.
Ia menekankan nilai komersial yang signifikan dari pemanfaatan berbagai produk Zoom dengan menyoroti kemudahan integrasinya dan manfaat segera yang diberikan kepada bisnis. Dengan mengadopsi dan memanfaatkan solusi-solusi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan potensi mereka dan membuka keuntungan berharga dengan cepat.
Dalam penutupannya, Nathan kembali menekankan pentingnya memberikan pengalaman yang luar biasa secara konsisten melalui semua titik kontak dan memberikan nilai lebih dengan memprioritaskan pelayanan pelanggan. Dengan mengadopsi strategi yang berpusat pada pelanggan, bisnis dapat membangun hubungan yang kuat, mempromosikan loyalitas, dan mencapai kesuksesan jangka panjang.
Mohit menyadari bahwa pentingnya pengalaman pengguna (UX) dan pengalaman pelanggan (CX) terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan kepuasan, loyalitas, dan kesuksesan secara keseluruhan dengan memberikan interaksi yang mulus dan personal yang memenuhi dan melebihi harapan pelanggan.
Dengan memanfaatkan kekuatan solusi cloud dan komunikasi video, organisasi dapat meningkatkan kerjasama tim, membangun hubungan yang lebih kuat, dan mendorong keberhasilan proyek dengan memungkinkan kolaborasi yang mulus dan mendalam di antara anggota tim.
Selain itu, dalam era digital ini, ia menyoroti pentingnya aliansi teknologi dalam mendorong kesuksesan di berbagai industri, merangsang perkembangan, mempromosikan pertumbuhan, dan mendorong inovasi. Kemajuan dapat dipercepat dengan berkolaborasi dengan para ahli teknologi dan menggabungkan gagasan, penelitian, dan upaya pengembangan. Pembuatan produk dan layanan baru sering kali dipercepat dengan menggabungkan bakat, sumber daya, dan sudut pandang.
Aliansi-aliasi ini memberikan akses kepada bisnis ke dalam ekosistem yang lebih besar, membuka peluang baru, dan mendorong ekspansi dalam industri terkait. Mereka juga memberikan peluang untuk ekspansi pasar karena memberikan akses kepada kategori pelanggan baru, wilayah geografis, atau vertikal industri.
Bisnis dapat berbagi pengetahuan khusus, mengakses teknologi terkini, menggabungkan sumber daya, dan berkolaborasi dengan mitra teknologi eksternal untuk mengembangkan solusi kreatif dan menjaga daya saing dalam lingkungan pasar yang terus berubah.
“Kerjasama dapat memainkan peran penting dalam membantu bisnis memasuki pasar dengan lebih efisien dengan memanfaatkan jaringan yang ada dan mendapatkan akses kepada pangsa pasar yang lebih besar,” kata Mohit. “Hal ini memungkinkan masuk pasar yang lebih cepat, pengenalan merek yang lebih besar, dan jangkauan pasar yang lebih luas, semua itu membantu perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi untuk berkembang dan berhasil.”
